Assistante de direction (H/F) en CDI temps plein

Parue le

Ile-de-France

Organisme de sécurité sociale, le groupe UGECAM assure une mission de service public bâtie sur les valeurs fondatrices de l’Assurance Maladie : égalité, solidarité, accessibilité.

L’activité de l’UGECAM Ile-de-France, acteur de santé, est de gérer 13 établissements sanitaires et médico-sociaux.

Dans le cadre de sa politique en faveur de l’égalité des chances, de la non-discrimination et de la diversité, l’UGECAM Ile-de-France recherche : 1 Assistante de direction (H/F) en CDI temps plein.

Missions :

Direction Générale :

Affecté(e) au Siège de l’UGECAM Ile-de-France à Montreuil (93), sous l’autorité de la Directrice Générale , le/la candidat(e) aura pour principales missions de :

  • Assurer le secrétariat de la Directrice Générale ( veille sur sa messagerie électronique)
  • Assurer l’accueil téléphonique de la Directrice Générale, organiser et gérer les rendez-vous, réunions, et déplacements.
  • Participer aux réunions de Direction Générale (Comité Stratégique des Directeurs, CODIR) et en assurer la rédaction des comptes rendus et/ou relevés de décisions.
  • Superviser le courrier journalier et en prévoir la remise dans les différents services après sa prise de connaissance par la Directrice Générale
  • Garantir une communication écrite interne et externe
  • S’assurer du respect des échéances (hiérarchiser, prioriser)
  • Assurer un rôle de relais entre le Direction Générale, la Direction Nationale,  les Directions du siège, les Directions d’établissements, les tutelles et autres partenaires institutionnels.
  • Gestion et suivi des délégations des directeurs et collaborateurs du siège.
  • Planification des évaluations des cadres et Directeurs d’établissements
  • Assurer la préparation des dossiers, reproduction des documents nécessaires à la Direction Générale.
  • Déclaration et désignation sur le site www.antai.fr des conducteurs salariés du siège, responsables des infractions routières. 

Présidence et Conseil :

  • Assurer le secrétariat de la Présidente, du Conseil et des instances qui y sont liées, et veille sur messagerie électronique. 
  • Organiser, gérer et participer aux réunions du Conseil, des commissions stratégiques et commissions économiques et en réaliser procès-verbaux et./ou relevés de décisions.
  • Alimenter la plate-forme http://docsca.cramif.cnamts.fr de tout document composant les dossiers du Conseil. En assurer la logistique et la gestion des identifiants (login et mot de passe des conseillers)
  • Gestion du  paiement des frais des conseillers
  • Dépose des comptes-rendus, accords ou autre document contractuel nécessitant une validation du contrôleur de l’état sur la plate forme www.tacle.fr
  • Rédiger le rapport d’activité dans sa partie « Conseil » 

Logistique : .

  • Responsabilité de la carte achat du siège
  • Assurer le réapprovisionnement des consommables (fournitures de bureau – papier photocopie – alimentation)
  • Suivi du contrat d’affranchissement

Gestion des 3 véhicules de Direction Générale, en lien avec la Direction Patrimoine, Marchés et Assurances.

Diplôme et expérience requis :

Bac + 2 dans le domaine du secrétariat ou de l’assistanat

Expérience de 5 à 10 ans sur un poste équivalent

Compétences requises :

SAVOIRS :

  • Parfaite maitrise de l’orthographe et bon niveau de vocabulaire
  • Maitrise des fonctionnalités des outils bureautiques : word, Excel, Powerpoint, messagerie Outlook pour la réservation des moyens matériels, gestion des agendas et plannings)
  • Connaitre les techniques de secrétariat : présentation documents et classement, etc…

SAVOIRS FAIRE :

  • Accueillir et orienter les personnes vers le bon interlocuteur
  • Rédiger et mettre en forme tout type de documents
  • Préparer les réunions : constitution de dossiers, reprographies, prise de contact, accueil, réservation et aménagement des salles de réunions.
  • Savoir rechercher les informations adaptées à la réalisation du dossier  et les analyser
  • Faire preuve d’organisation et d’autonomie dans la gestion des échéances

SAVOIR FAIRE RELATIONNEL :

  • Rigueur, discrétion, fiabilité et respect des règles de confidentialité.
  • Gestion des priorités et rendre compte à sa hiérarchie
  • Savoir travailler en équipe si nécessaire
  • Faire preuve d’autonomie et d’initiative

 

Candidature par mail :

Indiquer en objet les références : Assistante de Direction / DG Siège

A pourvoir le 

Mercredi, 7 Juillet, 2021

Salaire indicatif 

A partir de 32 € selon expérience - Niveau 6 de la CCN

Type de contrat 

CDI

Pratique

Siège 

UGECAM Ile-de-France

Personne à contacter 

Responsable des Ressources Humaines